电子邮件已经一统天下了，但知道商业信函的格式永远不会过时。商务信函的每一部分，从字体到信头，都是一种强有力的沟通手段，传达了主题的重要性。商业信函用于推荐信、就业证明和商业建议等等。遵循以下商业书信格式，一定会给人留下深刻印象。
开头
发件人地址
第一件事是当涉及到商业信函格式时：你自己的地址通常包括在信头中。如果您是代表一个机构，信笺抬头上没有设置好的机构名称和地址，请在信的顶部，日期的正上方，设置您所在机构的名称和地址。不要包括你的名字或头衔，因为这些将在信的结尾处使用。
日期
在美国境内寄信时，请记住使用美国日期格式。它应该按以下顺序排列：月份（拼写出来）、日期，然后是年份。
收件人地址
这应包括收件人的姓名、职务、公司和地址。在称呼接受者时，请使用适当的个人头衔，如Ms.,，Mrs.,，Mr.,，或 Dr。如果您不确定女性的首选头衔，Ms.是最安全的选择。另外，请记住，人们通常更喜欢使用更高的标题而不是更低的标题来称呼自己，因此，如果有可能此人是医生，但您不确定，可以使用Dr。
称谓
你希望听起来尽可能专业，所以正式的商务信函格式最好的称呼以“Dear”开头。避免使用非正式的问候语，如“Hi”、 “Hello” 、和“Hey”。除了正确的标题之外，还可以用姓氏和冒号来称呼收件人。有一些更通用的选择，“To Whom It May Concern,”，但尽可能具体。另外，不要仅仅使用这个人的名字，因为那样会显得太突然。
信的正文
通过保持简单、有针对性和简洁，使你的信的目的明确。
- 最佳的商业信函格式间距是单个空格，并在每个段落之间留一行空格。
- 左对齐每个段落。
- 第一段应该有一个友好的问候和介绍信的动机。
- 下面的段落应该提供更多关于您为什么要写信的信息和细节。
- 最后一段重申了这封信的目的，并感谢读者花时间来审阅你的信。
结尾
在以适当的商业信函格式签字时，您可以使用大量的短语，包括“Sincerely,” 、“Respectfully Yours,”、 “Best Wishes,”等。在打印信函时，在结束语和发件人姓名之间留出四行，以便签名，最好用黑色写。
如果有任何随信附上的文件，如履历表，请在签名下面的一行写“Enclosures,”，后面跟着冒号。
